איך כותבים הצעת מחיר?

פתחתם עסק, התחלתם לדבר עם לקוחות פוטנציאליים, ודי מהר מגיע הרגע המלחיץ-קלות, שבו צריך לנסח ולשלוח הצעת מחיר ללקוח. עם הזמן, כתיבת הצעת מחיר הופכת לעניין שבשגרה, מטלה כמעט טכנית, מכיוון שרוב בעלי העסקים הקטנים מציעים מגוון מצומצם יחסית של מוצרים או שירותים, ורוב הצעות המחיר דומות זו לזו. עם זאת, בתחילת הדרך, קשה להחליט מה לכלול ואיך לנסח את המסמך, ולכן אנו מציעים לכם מדריך בסיסי לכתיבת הצעת מחיר טובה, שתשרת אתכם וגם את הלקוח בצורה הטובה ביותר.

מה צריך לכלול בהצעת מחיר?

1. שם הלקוח, תפקיד, דואר אלקטרוני ו/או פקס, ותאריך – זה נשמע קצת טכני וברור מאליו, אבל כדאי לא לשכוח את הדברים האלה. כך יהיה לכם תיעוד מסודר שכולל את הנמען להצעה (המנכ"ל, מנהל השיווק או בכלל המזכירה), התאריך שבה היא נשלחה ולאן שלחתם.
2. פרטי יצירת קשר – הצעות מחיר נחות לפעמים במשך תקופה ארוכה על שולחן כזה או אחר. הקפידו לכלול את כל אמצעי הקשר הרלוונטיים להתקשרות עמכם, כדי שיהיה קל לחזור אליכם במידה שמעוניינים להתקדם עם ההצעה.
3. השירותים/מוצרים המוצעים – נסחו בצורה מדויקת ככל האפשר מה אתם מציעים ללקוח, כולל כמויות וסוג המוצר או השירות. למשל, אל תסתפקו ב"עיצוב באנר", אלא כתבו: "עיצוב באנר עבור אתר האינטרנט של הלקוח".
4. מחיר כולל ומחיר לשעת עבודה נוספת / תוספות והרחבות – ציינו את המחיר המדויק הנדרש עבור כל הפרויקט או המוצר, ואל תשכחו לציין מחיר עבור כל שעת עבודה נוספת או הרחבת המוצר, למקרה של חריגה מגבולות הפרויקט (למשל, אם הלקוח מעוניין בסקיצה עיצובית נוספת, מענה או תמיכה מעבר לשעות העבודה הרגילות, תוספת כלשהי למוצר שלא נכללה במחיר המקורי וכו').
5. מקדמה – נרחיב על כך במאמרים נוספים, אולם אנו ממליצים בכל מקרה לדרוש מקדמה כתנאי לתחילת עבודה. שיעור המקדמה תלוי בכם, ובוודאי ישתנה עם הזמן, הניסיון, סוג הלקוח והפרויקט, אבל מקדמה היא חובה – היא מעידה על הרצינות של הלקוח, מהווה נקודת התחלה רשמית לפרויקט ולפחות תשאיר אתכם עם משהו ביד, במידה שהלקוח יחליט שלא לסיים את הפרויקט או אפילו לא לשלם את שאר התשלומים. מומלץ לדרוש מקדמה מינימלית של 25%.
6. תנאי תשלום ותחנות תשלום – ציינו במדויק את הסכומים/אחוזים שעל הלקוח לשלם בכל תחנת זמן בפרויקט, את מועד התשלום ודרכי התשלום שאתם מוכנים לקבל – מזומן, העברה בנקאית, כרטיס אשראי או צ'ק. הקפידו לציין את מועדי התשלום – תשלום במזומן או שוטף + 30 וכו'. מומלץ לעבוד בתשלום מזומן ולא להתפתות לתשלומים שמעבר לשוטף +30. הבהירו בהצעה כי אי תשלום במועד יביא להפסקת הפרויקט או אספקת המוצר. אל תשכחו לציין אם המחיר כולל או לא כולל מע"מ.
7. לו"ז משוער – מהו לוח הזמנים לאספקת המוצר או השלמת הפרויקט. במקרה של פרויקט מתמשך, כמו פיתוח אתר אינטרנט או עיצוב מגזין, חשוב להדגיש כי הלו"ז תלוי גם בתגובה מהירה ויעילה מצד הלקוח, ולא רק בכם.
8. תנאים והגבלות – כל הפרטים הקטנים שלפעמים נשכחים בהצעת מחיר: מה בדיוק כוללת העבודה, כמה סבבי תיקונים/גרסאות/אפשרויות החלפה כלולים במחיר, מה לא כלול בעבודה (למשל, שירות תיקונים לא כלול במחיר המוצר), מה קורה אם הלקוח לא מגיב תוך זמן מסוים לחומרים ששלחתם לו, איזה חומרים הלקוח צריך לספק לטובת הפרויקט וכו'.
9. תוקף הצעת המחיר – בדרך כלל מקובל לתת תוקף של 14-30 יום להצעת מחיר. אפשר לחרוג מעט כלפי מעלה, אולם לא סביר שבעוד חצי שנה תרצו לעבוד באותו מחיר שהצעתם היום, ולכן חשוב לציין תאריך שבו פג תוקף ההצעה.

קחו בחשבון שהצעות המחיר הראשונות שלכם יהיו קצרות יחסית, ולעתים יחסרו בהן פרטים חשובים. אולם, הזמן והניסיון ילמדו אתכם להוסיף, לעדכן ולשנות סעיפים בהצעת המחיר. אל תחששו לשלוח הצעות מחיר של מספר עמודים – עדיף לפרט מעט יותר מאשר להשאיר פתח לאי הבנות ומצבים של חוסר שביעות רצון בשני הצדדים.

מומלץ שלא לשלוח הצעות מחיר במסמך פתוח (כמו Word), אם אתם שולחים אותן בדואר אלקטרוני. הצעות מחיר כדאי לשלוח בפורמט PDF, שלא מאפשר עריכה ושינויים במסמך עצמו. אפשר ליצור בקלות מסמך PDF על ידי תוכנות חינמיות, כמו CutePDF.

* צילום: By Chris Kennedy (http://www.flickr.com/photos/sampitech/2645040778/) [CC-BY-2.0 (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0)], via Wikimedia Commons