כך תשלטו באינבוקס שלכם: טיפים לניהול נכון של תיבת הדואר האלקטרוני

דואר אלקטרוני הפך כבר מזמן לערוץ תקשורת עסקית לגיטימי ונפוץ. בקרב עסקים קטנים לא מעטים, זהו ערוץ התקשורת המרכזי והמועדף עם הלקוחות.

הטקסט שלפניכם, שנכתב לפני כמה שנים (ועבר עדכונים כדי להתאים אותו למצב ולטכנולוגיה העדכניים), נוצר מכיוון שכבר אז זיהיתי שעבור רבים, תיבת הדואר הנכנס הפכה למטרד מדאיג – הודעות דואר אלקטרוני בכמויות עצומות מצטברות באינבוקס, ובעלי תיבת הדואר פשוט מאבדים שליטה ולא יודעים מהיכן להתחיל ואיך לנקות את חשבון המייל.

זה נשמע כאילו מדובר בנושא דיון משנות ה-90, אולם הבעיה נפוצה גם היום. למעשה, עם השנים, הבעיה הפכה נפוצה וקשה יותר, מכיוון שכמות המיילים שאנחנו צריכים להתמודד איתה – עלתה משמעותית. בתיבת הדואר הנכנס שלנו אנחנו מקבלים הודעות אישיות, הודעות עסקיות, בקשות ושאלות מלקוחות, הודעות מרשתות חברתיות, דואר זבל, ניוזלטרים ועוד ועוד. למרות היכולת להתחבר לתיבה גם מהטלפון הסלולרי, ולענות למיילים גם כאשר אנחנו לא ליד המחשב, נראה שהשליטה באינבוקס הפכה לקשה יותר.

הנה כמה טיפים שעשויים לסייע לכם להשתלט על המייל.

1. הפרד ומשול: זה נשמע מוזר, אבל דווקא פתיחה של עוד תיבה או שתיים, עשויה לעזור לכם. פתחו תיבה בג'ימייל, יאהו או כל שירות חינמי אחר. תנו את הכתובת של התיבה החדשה רשת לכל הנודניקים, הקרציות והטפסים המיותרים שצריך למלא לפעמים, ושמרו על כתובת העבודה שלכם ללקוחות, עמיתים וחברים קרובים בלבד. תיבת הדואר של העסק צריכה להיות נקייה ממיילים מטרידים וגוזלי זמן.
2. למחוק, למחוק, למחוק: סיימתם לטפל בדואר כלשהו? אין סיכוי שתצטרכו אותו שוב? למחוק. לא להשאיר, "כי יש הרבה מקום בג'ימייל", לא להעביר לארכיון. לא לשמור כדי להשתמש בכתובת השולח אחר כך. למ-חוק.
3. השליכו ישן מפני חדש: אם בכל זאת איבדתם שוב שליטה בתיבה, והגעתם לאלפי מיילים שעוד לא קראתם, סדרו את ההודעות לפי תאריך, ומחקו מייד ובלי להסתכל כל מייל שהוא בן יותר משבועיים. המייל הזה ששוכב בתיבה שלכם, מעלה פיקסלי אבק ומסתכל בכם במבט מאשים, לא מכיל את הודעת הזכייה שלכם בפרס נובל. אפילו לא איג נובל. אם לא עניתם למייל במשך שבועיים ולא התרחשה שואה גרעינית, רוב הסיכויים שישלחו לכם אותו שוב או שהוא לא ממש חשוב.
4. סמנו בתוויות ושימו בתיקיות: צרו תוויות (ג'ימייל) או תיקיות (תוכנות מייל מיושנות) והקפידו לסמן כל הודעת דואר אלקטרוני או לתייק אותה בתיקייה המתאימה. אל תשאירו הודעות ללא סימון, מכיוון שכך יהיה לכם יותר קשה למצוא אותן אחר כך.
5. חוק המאה: לעולם אל תגיעו למצב שבו יש לכם יותר מ-100 הודעות בתיבת הדואר הנכנס. הגעתם ל-101? מצאו מה למחוק ומה להכניס לתיקיות. למקפידים – אפשר לעבוד גם על בסיס חוק ה-50.
6. קבצים לא שומרים בדואר: קודם כל, חנכו את האנשים שעובדים איתכם, שילמדו לא לשלוח לכם קבצים גדולים מדי לתיבת הדואר. שלחו לכם קובץ חשוב? אל תשמרו אותו בהודעה זנוחה בתוכנת הדואר שלכם שעלולה להימחק בכל רגע. שמרו את הקובץ בתיקייה מסודרת במחשב או בגיבוי ענן כלשהו, כמו דרופבוקס. חוקי מרפי קובעים שככל שהקובץ חשוב יותר, כך יש סיכוי רב יותר שהוא ייפגם או ייעלם – וכשהקובץ שמור רק בתוכנת הדואר, הסיכויים האלה מרקיעים שחקים. זיכרו – Two is one, one is none.
7. הילחמו בספאם: אל תהססו לרדוף עד חורמה שולחי דואר זבל. אל תתעצלו – הקליקו על קישורי ההסרה מספאמים מטרידים, ושלחו מיילים מאיימים במידת הצורך. סמנו לתוכנת המייל כאשר מדובר בספאם, ואל תמחקו אותו סתם – אחרת התופעה תחזור על עצמה. דאגו לבקר בתיקיית הספאם בתדירות גבוהה, ובדקו שאין שם מיילים חשובים, שנפלו לשם בטעות.
8. תלמדו לא לקרוא: כותרת המייל נראית לכם כמו הטרדה, קשקוש, ספאם או העברה של סרטון מצחיק שאין לכם זמן בשבילו? אל תטרחו לקרוא. תמחקו.

—

Photo by: https://www.flickr.com/photos/casimusica