שימוש עסקי בדואר אלקטרוני

דואר אלקטרוני עסקים קטניםזה כמעט לא משנה איזה סוג של עסק קטן אתם מנהלים – חנות, חברת פיתוח אתרי אינטרנט או שירות אימון כושר אישי – כיום בלתי אפשרי לנהל עסק ללא שימוש בדואר אלקטרוני. בין אם מדובר באמצעי לתקשורת בסיסית ומהירה עם לקוחות, ובין אם אתם משתמשים בו כדי לשווק את עצמכם, דואר אלקטרוני הוא כלי רב עוצמה וחשוב. לא פחות חשוב: לדעת איך משתמשים בו. פרילאנסרים ובעלי עסקים קטנים נוטים לעשות לא מעט טעויות בשימוש בדואר אלקטרוני. הנה מספר טיפים ועצות בנושא השימוש באימייל – מה כדאי לעשות, ממה כדאי להימנע ואיך מנצלים אותו בצורה הטובה ביותר.

שלחו מיילים קצרים וברורים – אבל לא מעורפלים

כל אדם מקבל עשרות ולעתים מאות הודעות דואר אלקטרוני ביום. חלק ניכר מהן הוא רעשי רקע של ספאם, פרסומות ושאר הטרדות מאתרים כמו פייסבוק, ועם הזמן נהיה יותר ויותר קשה לסנן את רעשי הרקע מהמיילים החשובים באמת. כדי לא להיבלע בים הודעות הזבל ולהקל על הלקוחות שאיתם אתם מתכתבים, הקפידו על שליחת מיילים קצרים, ברורים ולעניין. חשוב מאוד לכתוב שורת נושא בעלת משמעות (ולא "היי" סתמי), כדי לסייע למקבל ההודעה להבין במה מדובר, ולהחליט מיידית אם לפתוח ולענות עליה באותו רגע. כמובן שאין להשאיר שורת נושא ריקה.

קצר זה טוב, אך כדאי גם להימנע מהודעות דואר אלקטרוני קצרות מדי, מעורפלות וכאלה שלא מסבירות מה בדיוק אתם רוצים. שימו לב שעניתם לכל השאלות של הלקוח לפני שאתם שולחים את המייל.

קבצים, קבצים, קבצים

גדול זה לא תמיד טוב יותר – למרות שנפח תיבות הדואר גדל משמעותית בשנים האחרונות, זה עדיין לא מנומס ולא מקצועי לשלוח קבצים גדולים ללקוחות או לשותפים עסקיים. זה מכביד על התיבה שלהם ולא תמיד הם יכולים להוריד את הקובץ למחשב ולמחוק את ההודעה. לכן, אם ברצונכם לשלוח קבצים גדולים במייל – השתמשו באחד משירותי שליחת הקבצים הקיימים ברשת (למשל ג'מבומייל או WeTransfer).

הימנעו מסוגי קבצים בעייתיים – לא כולם יכולים לפתוח את הקבצים שברשותכם. השתדלו לשלוח קבצים בפורמטים ידידותיים ופופולריים (למשל, העדיפו במידת האפשר לשלוח PDF ולא קובץ וורד; תמונה בפורמט JPEG ולא TIFF וכן הלאה).

השתדלו לכווץ – אל תשלחו 20 קבצים מצורפים להודעת אימייל. כווצו אותם יחד בארכיון דוגמת ZIP ושלחו לנמען בצורה ידידותית.

הימנעו מחתימה עם תמונה

שירותי דואר אלקטרוני רבים חוסמים כברירת מחדל הצגת תמונות בהודעת מייל, כך שממילא במקרים רבים הנמען לא רואה את החתימה שלכם. בנוסף, אחרי 2-3 מיילים, הצגת החתימה שוב ושוב הופכת למטרד ויזואלי, בייחוד אם הודעת המייל קצרה. העדיפו חתימת טקסט. הנה שני מדריכים קצרים: הוספת חתימת טקסט באאוטלוק והוספת חתימת טקסט בג'ימייל.

שפה, ניסוח ואיות

גם אם עברית היא שפת האם שלכם, כדאי לעבור ולערוך את המייל לפני שליחתו. ודאו שאין לכם שגיאות (אפשר לסרוק בבודק איות, שקיים בכל תוכנת דואר אלקטרוני), בדקו שעניתם על כל השאלות של הלקוח ושכל מה שכתבתם ברור וקריא. אם הכנסתם לינקים להודעה, כדאי לבדוק שהם עובדים.

השתמשו בשירותי דואר אלקטרוני איכותיים

זה לא רק עניין של תדמית, זה גם עניין של פונקציונאליות. לא מומלץ להשתמש בשירותי מייל שעלולים לקרוס בכל רגע נתון, או שלא מאפשרים לכם לבצע פעולות חשובות ובסיסיות. כמו כן, לא חייבים להשתמש באאוטלוק של מיקרוסופט כברירת מחדל ובוודאי יש להימנע משירותי דואר מגוחכים כמו אינקרדימייל, שמתאים לילדים בני שש במקרה הטוב. אפשר לעבוד עם דואר אלקטרוני מבוסס רשת, ואפשר לנסות תוכנות איכותיות כמו ת'אנדרבירד.

אם אתם בוחרים, כמו רבים, להשתמש באימייל מבוסס רשת (כלומר, כזה שניגשים אליו מהדפדפן בדרך כלל), מומלץ להימנע משירותי דואר נחותים כמו וואלה מייל, ולהעדיף שירותים מקצועיים כמו ג'ימייל או הוטמייל. אם נושא הפרטיות מאוד חשוב לכם, אתם יכולים לשקול שימוש בשירותי מייל כמו Hush Mail.

הכל מתועד

דואר אלקטרוני הוא כלי נהדר בניהול עסקים קטנים, מכיוון שהוא משמש אמצעי יעיל במיוחד לתיעוד התקשורת שלכם עם הלקוח. כאשר מדובר במהלכים חשובים, כמו הסכמה על תנאי פרויקט, המייל משמש כלי תיעודי לכל מה שנאמר והוסכם. בשיחת טלפון, למשל, יש הרבה יותר מקום לאי הבנות, שכחה של פרטים מסוימים, בלבול וזיכרון סלקטיבי של שני הצדדים. העדיפו תקשורת באמצעות דואר אלקטרוני כאשר צריך לסגור פרטים חשובים.

ואם הכל מתועד, אז הכל כתוב בסלע. אל תכתבו דברים שאחר כך אתם עלולים להתחרט עליהם, אל תשתמשו בשפה בוטה ואל תכתבו שטויות שעלולות להתפרש כמו הפרת חוק. כל מילה כזו עלולה לשמש נגדכם – אז היזהרו במקלדתכם.

השתמשו בתגובות מוכנות מראש

אחרי זמן מה של ניסיון בניהול העסק שלכם, אתם כבר מכירים חלק מהשאלות הנפוצות שיש ללקוחות, והתשובות שלכם מאוד דומות ברוב המקרים. במקום לחפש מה כתבתם ללקוח דומה לפני חודש, כתבו מסמך עם תגובות מנוסחות מראש, והעתיקו אותן במידת הצורך. אם אתם משתמשים בג'ימייל, תוכלו להיעזר בפיצ'ר המצוין שנקרא Canned Responses ולנסח מייל תגובה מתאים לכל שאלה נפוצה שאתם מכירים. אל תשכחו לעדכן את התגובות מדי פעם, עם נתונים חדשים שמשתנים עם הזמן.

—-

תמונה: By The people from the Tango! project (The Tango! Desktop Project) [Public domain or Public domain], via Wikimedia Commons

 

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *